一、这篇文章在解决什么问题？

先说结论：我想解决的不是「怎么发一张发票」，而是：

• 当订单越来越多时，老板不被琐碎信息淹没；
• 助理可以在 不掌握敏感成本 的前提下，独立完成报价和开单；
• 每一个客户，从第一句报价到最后出货，数据都在一个系统里闭环。

以我的婚礼品牌 Xamiya Wedding 为例，现实世界长这样：

• 客制化程度高：信封、纸张、烫金、wax、数量、运送地区… 组合很多；
• 一开始全靠我自己算：翻 Excel、查汇率、对照成本表、写 WhatsApp 报价；
• 忙起来时，容易：报错价、忘记改数量、没记 log、不知道利润有没有被吃掉。

所以我给自己下了一个很狠的任务：

二、整体架构：一台「婚礼请柬自动机」长什么样？

先给你整张图的感觉，再进细节。

• 前台（助理视角）：
  • 一个「报价界面」：输入数量、纸张类型、运输方式 → 一键生成 WhatsApp 报价文案（中英）。
  • 一个「Final Orders」表：填好最终数量、材质、选项后，勾选「Send Final Invoice PDF」即可发出尾款发票。
• 后台（老板视角）：
  • 隐藏的 engine_cost_core：所有成本、汇率、目标利润、重量参数都在这里。
  • 两个发票模板（Google Docs）：订金 & 尾款。
  • 三个 Apps Script 入口：
    • 订金发票：onFormSubmit(e)
    • 订单编号：onEdit(e) 生成 Order ID
    • 尾款发票：onFinalInvoiceCheckboxEdit(e) + sendFinalInvoicesBatch()

所有东西都只在 Google 生态里流转：

• 数据：Google Sheets
• 入口：Google Forms
• 文档：Google Docs
• 存档：Google Drive
• 通知：Gmail
• 胶水：Google Apps Script

没有额外 SaaS，没有月费，没有「想导出数据发现被锁在平台里」的焦虑。

三、报价引擎：前台 3 个变量，后台一整套利润模型

先从最前面的环节说起：报价。

大多数人想象中的报价，是这样的：

• Excel 里有一张成本表；
• 助理或老板自己算：印刷 + 运费 + 设计费 + 包装 + 目标利润；
• 算完之后，再手写一段 WhatsApp 报价给客户。

这很耗时间，也很容易出错。我的做法是把它拆成两层：

1. 后台：engine_cost_core（只给自己看的「算法心脏」）

这一张表长得很丑，但很重要。它大致分成两块：

• 固定参数区：单卡重量、包装重量、汇率、印刷单价、每单设计费、本地快递费、不同纸张的加价系数、目标利润率等。
• 计算区：给定数量、纸张类型、运输方式和目标利润率，计算：
  • 总成本（印刷 + 国际运费 + 本地快递 + 设计费）；
  • 加上利润后的订单基础售价；
  • 每张单价、每 100 张单价、每 +10 / +20 张的追加金额；
  • 对应的中英文 WhatsApp 报价文案。

具体公式可以因人而异，这里给一个极简的伪公式思路（为了脱敏，数值都是示意）：

=LET(
  qty,        $B$3,                      /* 数量，例如 100 */
  fx,         Config!B3,                 /* 汇率 */
  printCNY,   Config!B4 * qty,           /* 印刷成本（人民币） */
  intlShipRM, Config!B10,                /* 国际运费（RM） */
  designRM,   Config!B6,                 /* 设计费 */
  localRM,    Config!B7,                 /* 本地快递 + 包装 */
  paperExtra, XLOOKUP($B$4,PaperType,ExtraPerCard), /* 纸张加价 */
  baseCost,   printCNY * fx + intlShipRM + designRM + localRM + paperExtra*qty,
  margin,     Config!B8,                 /* 目标利润率，例如 0.8（示意） */
  finalPrice, baseCost * (1 + margin),
  pricePer100, finalPrice / qty * 100,
  { finalPrice, pricePer100 }
)

真正的表里会更复杂一些，但核心就是：所有复杂计算，集中在这张表做完。

2. 前台：给助理用的「简化版报价界面」

我另外做了一张「报价输入」表，助理只需要：

• 在下拉选项里选：数量、纸张类型、运输方式；
• 就能自动看到：预估总价、每 100 张的价格、每 +10 张 / +20 张的大致加价。

同时，这张表会从后台引用自动生成好的中英文 WhatsApp 文案，例如：

给你一个目前的单卡预估报价：100 张，纸张：Art，运输方式：Standard，
每 100 张大概是 RM 241.20 左右。
这个价格已经包含设计、印刷、国际运费、本地快递和包装成本。
如果数量多于 100 张，大致是每多 10 张加 RM 24.xx（具体我会在你确认下单前再帮你精算一次）。

助理只需要复制粘贴，完全不用知道背后到底怎么计算。

四、订金发票：Google 表单一提交，PDF 自动生成发出

当顾客同意报价、准备下订金时，我会发给对方一个 Google 表单链接，收集：

• 姓名、电话、Email；
• 收货地址；
• 数量、选择的方案、运输方式；
• 我们刚才确认好的价格。

这张表单对应的是一个 Sheets 工作表 Form responses 1，然后由 onFormSubmit(e) 触发脚本：

const SHEET_NAME = 'Form responses 1';
const INVOICE_TEMPLATE_ID = '你的 Google Doc 模板 ID';
const FOLDER_ID = '你的发票 PDF 存放 Folder ID';

function onFormSubmit(e) {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActive().getSheetByName(SHEET_NAME);
  const row   = e.range.getRow();

  // 1）读当前这一行的所有字段
  const dataRange = sheet.getRange(row, 1, 1, sheet.getLastColumn());
  const data      = dataRange.getValues()[0];
  const headers   = sheet.getRange(1, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];

  const record = {};
  headers.forEach((h, i) => record[h] = data[i]);

  // 2）生成发票 + 发邮件
  createInvoiceAndEmail(record);
}

function createInvoiceAndEmail(data) {
  const invoiceNo = 'XM-' + new Date().getTime();   // 简单稳妥的流水号

  // 1）从模板复制一份新发票 Doc
  const docCopy = DriveApp.getFileById(INVOICE_TEMPLATE_ID).makeCopy();
  const docId   = docCopy.getId();
  const body    = DocumentApp.openById(docId).getBody();

  // 2）替换占位符（按你自己的字段名调整）
  body.replaceText('{{DATE}}', new Date().toLocaleDateString());
  body.replaceText('{{INVOICE_NO}}', invoiceNo);

  body.replaceText('{{NAME}}',   data['Name'] || '');
  body.replaceText('{{EMAIL}}',  data['Email'] || '');
  body.replaceText('{{PHONE}}',  data['Phone'] || '');
  body.replaceText('{{QTY}}',    data['Quantity'] || '');
  body.replaceText('{{PRICE}}',  data['Price'] || '');
  body.replaceText('{{ADDRESS}}',data['Full Delivery Address'] || '');

  DocumentApp.openById(docId).saveAndClose();

  // 3）导出 PDF 存进指定 Folder
  const pdfBlob = DriveApp.getFileById(docId).getAs('application/pdf');
  const folder  = DriveApp.getFolderById(FOLDER_ID);
  const pdfFile = folder.createFile(pdfBlob).setName('Invoice - ' + invoiceNo + '.pdf');

  // 4）发邮件给客户（可多语言）
  const subject = 'Your Xamiya Invoice #' + invoiceNo;
  const bodyText =
    'Hi ' + (data['Name'] || '') + ',\n\n' +
    'Here is your invoice. Please check the attached PDF.\n\n' +
    'Thank you!\nXamiya Team';

  GmailApp.sendEmail(data['Email'], subject, bodyText, {
    attachments: [pdfFile]
  });

  // 5）清理临时 Doc（只保留 PDF）
  DriveApp.getFileById(docId).setTrashed(true);
}

从客户的视角，体验是：

1. 填完表单；
2. 几秒内收到一封带 PDF 发票的 Email；
3. 发票抬头、数量和价格都和刚刚沟通的一致。

从我的视角，整个过程几乎不需要再碰键盘。

五、尾款发票：Final Orders + 勾选一个 checkbox 就完成

订金收完，设计走完、数量定案后，就进入「尾款发票」阶段。

这里我用的是另一张表：Final Orders，字段包含：

• Order ID（自动生成）；
• Name / Email / Final Quantity；
• Paper Type / Envelope Type / Sticker / Foil 等选项；
• Price per set / Balance Due；
• Send Final Invoice PDF（勾选用的 checkbox）。

1. 自动生成订单号：onEdit(e)

当我们开始填写某一行订单信息时，脚本会自动在第一列生成订单号：

function onEdit(e) {
  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  if (sheet.getName() !== 'Final Orders') return;

  const row = e.range.getRow();
  if (row === 1) return; // 表头不处理

  const orderIdCell = sheet.getRange(row, 1); // A 列
  if (orderIdCell.getValue()) return;        // 已有订单号就不重复生成

  const name  = sheet.getRange(row, 2).getValue(); // Name
  const email = sheet.getRange(row, 3).getValue(); // Email
  const qty   = sheet.getRange(row, 4).getValue(); // Final Quantity

  if (!name && !email && !qty) return; // 空行不生成 ID

  const ts = Utilities.formatDate(
    new Date(),
    Session.getScriptTimeZone(),
    'yyyyMMdd-HHmmss'
  );
  const newId = 'XM-' + ts + '-' + row;

  orderIdCell.setValue(newId);
}

这样每一单都有唯一订单号，方便对账和存档。

2. 勾选 checkbox，自动生成尾款发票 PDF 并发送

核心逻辑拆成两个函数：

• createFinalInvoicePDF(order)：给定一行订单数据，生成 PDF 并发邮件。
• onFinalInvoiceCheckboxEdit(e)：当某一行的「Send Final Invoice PDF」从 FALSE → TRUE 时，调用上面的函数。

const FINAL_SHEET_NAME          = 'Final Orders';
const FINAL_INVOICE_TEMPLATE_ID = '你的尾款发票 Doc 模板 ID';
const FINAL_FOLDER_ID           = '你的尾款 PDF Folder ID';

function createFinalInvoicePDF(order) {
  if (!order || !order.email) return;

  const templateFile = DriveApp.getFileById(FINAL_INVOICE_TEMPLATE_ID);
  const copy         = templateFile.makeCopy('Final Invoice - ' + (order.orderId || 'NO-ID'));
  const copyId       = copy.getId();
  const doc          = DocumentApp.openById(copyId);
  const body         = doc.getBody();

  const today = Utilities.formatDate(
    new Date(),
    Session.getScriptTimeZone(),
    'yyyy-MM-dd'
  );

  const invoiceNo = String(order.orderId || '');

  // 替换占位符（按你的 Doc 模板来）
  body.replaceText('{{DATE}}',       today);
  body.replaceText('{{ORDER_ID}}',   invoiceNo);
  body.replaceText('{{INVOICE_NO}}', invoiceNo);

  body.replaceText('{{NAME}}', String(order.name || ''));
  body.replaceText('{{EMAIL}}',String(order.email || ''));
  body.replaceText('{{QTY}}',  String(order.qty || ''));

  body.replaceText('{{PAPER_TYPE}}', String(order.paper || ''));
  body.replaceText('{{ENVELOPE_TYPE}}', String(order.envelope || ''));
  body.replaceText('{{STICKER_WAX}}', String(order.sticker || ''));
  body.replaceText('{{FOIL_TYPE}}',   String(order.foilType || ''));

  body.replaceText('{{PRICE_PER_SET}}', String(order.pricePerSet || ''));
  body.replaceText('{{BALANCE_DUE}}',   String(order.balance || ''));

  doc.saveAndClose();

  // 导出 PDF
  const pdfBlob = DriveApp.getFileById(copyId).getAs('application/pdf');
  const folder  = DriveApp.getFolderById(FINAL_FOLDER_ID);
  const pdfFile = folder.createFile(pdfBlob);
  pdfFile.setName('Final Invoice - ' + invoiceNo + '.pdf');

  // 发邮件
  const subject = 'Your Xamiya Final Invoice #' + invoiceNo;
  const bodyText =
    'Hi ' + (order.name || '') + ',\n\n' +
    'This is your final invoice for your Xamiya order.\n' +
    'Balance due: ' + (order.balance || '') + '\n\n' +
    'Once payment is received, we will proceed with production / shipment as discussed.\n\n' +
    'Thank you!\nXamiya';

  GmailApp.sendEmail(order.email, subject, bodyText, {
    attachments: [pdfFile]
  });

  // 清理临时 Doc
  DriveApp.getFileById(copyId).setTrashed(true);
}

function onFinalInvoiceCheckboxEdit(e) {
  if (!e || !e.source) return;

  const sheet = e.source.getActiveSheet();
  if (!sheet || sheet.getName() !== FINAL_SHEET_NAME) return;

  const range = e.range;
  const row   = range.getRow();
  const col   = range.getColumn();
  if (row === 1) return;

  const headers      = sheet.getRange(1, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];
  const idxSendFlag  = headers.indexOf('Send Final Invoice PDF');
  if (idxSendFlag === -1) return;

  const sendCol      = idxSendFlag + 1;
  if (col !== sendCol) return;

  const newValue = range.getValue();
  const shouldSend =
    newValue === true ||
    String(newValue).toLowerCase() === 'true';

  if (!shouldSend) return;

  const rowValues   = sheet.getRange(row, 1, 1, sheet.getLastColumn()).getValues()[0];

  const idxOrderId  = headers.indexOf('Order ID');
  const idxName     = headers.indexOf('Name');
  const idxEmail    = headers.indexOf('Email');
  const idxQty      = headers.indexOf('Final Quantity');
  const idxPaper    = headers.indexOf('Paper Type');
  const idxEnvelope = headers.indexOf('Envelope Type');
  const idxSticker  = headers.indexOf('Sticker / Wax');
  const idxPriceSet = headers.indexOf('Price per set');
  const idxBalance  = headers.indexOf('Balance Due');
  const idxFoilType = headers.indexOf('Foil Type');

  const email = idxEmail === -1 ? '' : rowValues[idxEmail];
  if (!email) return;

  const order = {
    orderId:     idxOrderId   === -1 ? '' : rowValues[idxOrderId],
    name:        idxName      === -1 ? '' : rowValues[idxName],
    email:       email,
    qty:         idxQty       === -1 ? '' : rowValues[idxQty],
    paper:       idxPaper     === -1 ? '' : rowValues[idxPaper],
    envelope:    idxEnvelope  === -1 ? '' : rowValues[idxEnvelope],
    sticker:     idxSticker   === -1 ? '' : rowValues[idxSticker],
    pricePerSet: idxPriceSet  === -1 ? '' : rowValues[idxPriceSet],
    balance:     idxBalance   === -1 ? '' : rowValues[idxBalance],
    foilType:    idxFoilType  === -1 ? '' : (rowValues[idxFoilType] || '')
  };

  createFinalInvoicePDF(order);

  // 标记为 SENT，避免重复触发
  sheet.getRange(row, sendCol).setValue('SENT');
}

这样一来：

• 助理只需要在 Final Orders 里填完信息 → 勾选 checkbox；
• 系统会自动生成带所有细节的尾款发票 PDF，发到客户邮箱；
• 所有发票 PDF 都会累积在一个 Folder 中，方便长期对账与归档。

六、如何保护敏感数据，又让助理很好用？

对于很多小团队，最现实的问题是：我能不能把报价交给助理做，但又不想暴露全部成本和利润？

我的做法是：

• 敏感参数（印刷成本、国际运费、目标利润率等）全部集中在 engine_cost_core；
• 这张表单独设置为：只有我有编辑和查看权限；
• 助理使用的是：一个「纯前台」的报价界面表，里面只看到「数量→价格」的结果；
• 所有 WhatsApp 文案和单价，都是从后台引用过来的结果，而不是公式本身。

在系统思维里，这叫做：

这样就可以实现一个很舒服的状态：

• 你可以随时根据汇率、成本变动调整利润率，而不需要重新教育助理；
• 助理只要对着界面，给客户报一个专业、稳定的价格；
• 客户体验不会因为你在后台调了一点数字而混乱。

七、85% 自动化是怎么来的？用一个订单生命周期算给你看

以前一个订单的人工步骤大致是：

1. 客户来问 → 根据需求手动算价 → 写一段报价发给他；
2. 客户同意 → 手动在 Word/PDF 里写发票 → 存成 PDF → 附件发邮件；
3. 设计过程中多次确认 → 最后数量 / 规格锁定；
4. 再重新算一遍尾款金额 → 再做一张尾款发票 → 再发邮件；
5. 手动记录：这单的应收、已收、纸张类型、物流状态。

现在同一个订单，人工只需要：

1. 在报价引擎输入变量 → 复制自动生成的 WhatsApp 文案发给客户；
2. 客户准备下订金 → 发表单链接给他，剩下交给系统；
3. 设计阶段：依然是人工沟通（这一部分我刻意不自动化）；
4. Final Orders 填完 → 助理勾选 checkbox → 尾款发票自动发送。

粗略估算：

• 以前每单纯手动作业时间 ≈ 40–60 分钟；
• 现在每单 ≈ 5–10 分钟（主要是人工确认和少量特殊情况处理）。

这就是我说的「85% 自动化」：不是没有人，而是把人从重复的机械动作里抽出来，把注意力放在设计、客户体验和高杠杆决策上。

八、常见坑与风控：触发器、测试环境和错单风险

最后讲一些实话：任何自动化系统都有坑，尤其是当你开始用 onFormSubmit、onEdit 这种触发器时。

1. 一定要有「测试环境」

• 在正式使用前，建议复制一份「测试表」和「测试表单」，连到同一套脚本；
• 先用虚拟订单跑 10–20 单，确认发票内容、邮件标题都正常；
• 确认没有错发给真实客户之后，再切到正式表。

2. 避免触发器被误触发

• onEdit(e) 的条件判断要写严谨，比如确认是指定 sheet、指定列；
• 勾选 checkbox 触发发送时，一定要有状态标记（例如改成 SENT），避免重复发送；
• 在脚本里多写几层「缺少 Email 就直接 return」这样的防护。

3. 跟会计 / 对账系统的衔接

• 发票 PDF 尽量用统一命名，如 Invoice - XM-订单号.pdf；
• 必要时可以再做一张「财务对账表」，让收入与订单号一一对应；
• 如果未来接支付网关，这套订单编号体系也可以直接沿用。

对我来说，这套系统不仅仅是「省一点时间」，而是把 Xamiya Wedding 从「靠我本人扛全部流程」的工作模式，慢慢迁移到一个可复制、可交接、可扩展的操作系统。 这篇文章，是我为这套系统写下的第一版技术文档，也是未来课程里「业务自动化模块」的草稿。